Conditions d'utilisation

Le service Convomint est fourni par Abersite Artur Bereśniewicz, ul. Kobryńska 19, 15-722 Białystok, Pologne, numéro d'identification fiscale (NIP) : 847 134 90 60 (l'« Opérateur »). Contact : [email protected] (coordonnées également sur la page Contact).

« Service » désigne la plateforme Convomint comprenant l'application, le panneau d'administration et le portail des employés. « Client » désigne l'entité qui a conclu le contrat de service (généralement l'employeur). « Utilisateur » désigne une personne physique utilisant le Service sous un compte Client. Le Service s'adresse aux entreprises (B2B) ; les dispositions concernant les consommateurs et les entrepreneurs individuels ayant des droits de consommateur ne s'appliquent que lorsque ce statut résulte de la loi.

Convomint fournit, sur la base d'un abonnement, une plate-forme pour les évaluations multi-évaluateurs (90°–360°+), les enquêtes auprès des employés (y compris Pulse et eNPS), les rapports sur les résultats et le développement des employés (plans de développement, commentaires continus, félicitations). L'étendue des fonctionnalités dépend du plan d'abonnement décrit dans la tarification.

L'Opérateur peut proposer un essai gratuit et un environnement de démonstration avec des exemples de données. La démo sert uniquement à l'évaluation du produit : les données qui y sont saisies sont périodiquement effacées et ne sont pas soumises aux obligations de conservation des données du client.

Le Service est hébergé sur une infrastructure située dans l'Union Européenne.

Le Client nomme des administrateurs chargés de gérer les utilisateurs et les autorisations au sein de son organisation. Les informations d'identification ne doivent pas être partagées avec des tiers ; les actions effectuées après une authentification correcte sont considérées comme des actions du Client. Le Client accorde l'accès conformément à ses règles de confidentialité internes — le Service stocke des données organisationnelles sensibles (résultats des examens, réponses à l'enquête, notes, plans de développement).

Les abonnements sont facturés à l'avance, mensuellement ou annuellement, aux tarifs en vigueur au moment de l'achat. Les paiements sont traités par Stripe ; La TVA est ajoutée conformément à la loi. Les factures sont émises à partir des informations fournies par le Client.

Pendant 14 jours à compter de l’inscription, vous pouvez démarrer de nouveaux processus, sans carte ni prélèvement automatique. Ensuite, les processus avec échéance vont à leur terme. Les processus automatiques (récurrents, onboarding, offboarding) suspendent les nouveaux démarrages et invitations jusqu’au choix d’une offre. L’accès aux résultats et aux données reste ouvert jusqu’à la suppression du compte ou selon les règles de conservation. Les comptes créés avant l’entrée en vigueur de cette modification peuvent démarrer de nouveaux processus jusqu’au 6 décembre 2026. Le passage à une offre payante relève de la décision du Client. Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment depuis le panel ; la résiliation prend effet à la fin de la période de facturation payée et l'accès reste actif jusque-là.

Nous annoncerons les modifications de prix au moins 30 jours à l’avance ; elles s’appliqueront à partir de la période de facturation suivante. En cas de défaut de paiement, nous pouvons restreindre ou suspendre l’accès aux fonctionnalités payantes après notification préalable.

Si vous concluez le contrat en tant que consommateur, ou en tant qu’entrepreneur individuel pour lequel le contrat n’a pas de caractère professionnel (art. 38a de la loi polonaise sur les droits des consommateurs), vous pouvez vous rétracter d’un contrat à distance dans un délai de 14 jours à compter de sa conclusion, sans avoir à motiver votre décision. Pour exercer ce droit, envoyez une déclaration sans équivoque à [email protected] — vous pouvez utiliser le formulaire légal type de rétractation, sans que cela soit obligatoire.

En achetant un forfait payant, vous consentez expressément à ce que l’exécution du service commence avant l’expiration du délai de rétractation, en cochant la case correspondante lors du paiement. Une confirmation du contrat accompagnée de cette information vous est envoyée par e-mail après l’achat. Si vous vous rétractez ensuite dans les 14 jours, vous devez payer un montant proportionnel à la période pendant laquelle le service payant a été fourni ; le solde vous est remboursé rapidement. Le droit de rétractation expire lorsque le service a été entièrement exécuté, ce que vous acceptez et reconnaissez avant le début de l’exécution.

Nous effectuons le remboursement sans retard injustifié et au plus tard 14 jours après réception de la déclaration de rétractation, en utilisant le même moyen de paiement que celui employé lors de l’achat, sans frais supplémentaires.

Le droit de rétractation ne s’applique pas aux Clients qui contractent dans le cadre d’une activité professionnelle (relation B2B standard). Indépendamment de ce droit, chaque Client peut résilier son abonnement à tout moment conformément à la section 4.

La plateforme ne peut être utilisée que conformément à sa finalité : mener des processus de feedback et d’enquête au sein de votre propre organisation. Elle ne doit pas servir à envoyer des messages non sollicités, trompeurs ou en masse à des destinataires avec lesquels vous n’avez aucune relation. Afin de préserver la délivrabilité pour tous les Clients, l’envoi d’e-mails est soumis à des limites d’utilisation raisonnable dépendant du forfait ; nous pouvons ralentir ou suspendre les envois qui dépassent ces limites ou présentent des signes d’abus. Nous pouvons également appliquer des mesures anti-spam supplémentaires aux formulaires publics et au panneau, notamment une vérification et des limites de fréquence.

Toutes les données saisies dans le Service par le Client et ses Utilisateurs restent la propriété du Client. Pour les données personnelles des employés et collaborateurs du Client traitées dans le Service, le Client est le responsable du traitement et l’Opérateur est le sous-traitant (art. 28 du RGPD). L’Opérateur traite ces données uniquement afin de fournir, maintenir et développer le Service, conformément aux instructions documentées du Client.

Les modalités détaillées du traitement (objet, durée, catégories de données, obligations, sous-traitement) sont détaillées dans le contrat de traitement des données, disponible sur demande à [email protected]. La liste des sous-traitants ultérieurs est décrite dans la Politique de confidentialité ; nous annonçons à l'avance les modifications importantes du sous-traitant ultérieur, permettant ainsi l'objection.

Après la fin du contrat, le Client peut exporter ses données dans un délai de 30 jours (rapports et résultats au format CSV/PDF entre autres). Passé ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées, à moins que la loi n'exige une conservation plus longue.

Le Service propose des fonctionnalités utilisant des modèles de langage (génération de modèles, synthèses de rapports, analyse de commentaires). Leurs résultats sont uniquement auxiliaires et informatifs : ils constituent des suggestions et des recommandations, et non des déterminations. Les décisions concernant les employés sont toujours prises par un humain du côté du client.

Le Client s'engage à ne pas prendre de décisions concernant les personnes évaluées sur la base du seul traitement automatisé (art. 22 GDPR). L'Opérateur ne garantit pas que le contenu généré par l'IA est exempt d'inexactitudes : il doit être examiné avant utilisation.

Le Service, son code, sa conception, sa documentation et ses marques sont la propriété de l'Opérateur ou de ses concédants de licence. Le Client reçoit une licence non exclusive et non transférable pour utiliser le Service pendant la période d'abonnement, dans le cadre du forfait acheté. En fournissant des commentaires ou des suggestions sur les produits, le Client accepte leur utilisation gratuite dans le développement du Service.

Nous maintenons la disponibilité du Service à un niveau commercialement raisonnable, permettant des fenêtres de maintenance courtes (les travaux planifiés sont annoncés à l'avance lorsque cela est possible). Le support technique est fourni par e-mail ([email protected]) les jours ouvrables ; les forfaits supérieurs reçoivent un traitement prioritaire selon les tarifs.

A l'égard des Clients non consommateurs, la responsabilité contractuelle totale de l'Exploitant est limitée aux redevances payées par le Client pour la prestation dans les 12 mois précédant l'événement à l'origine du dommage. L'Opérateur n'est pas responsable des dommages indirects, des pertes de profits, des pertes de données causées par les actions du Client ou des conséquences des décisions du personnel prises sur la base des données du Service.

Ces limitations ne s'appliquent pas aux dommages causés intentionnellement ou à d'autres cas où la limitation de responsabilité n'est pas autorisée par la loi. Pour les consommateurs et les entrepreneurs individuels ayant des droits de consommateur, la loi généralement applicable prévaut – cet article ne limite pas leurs droits statutaires.

Le contrat court pour la période d'abonnement et se renouvelle pour les périodes suivantes jusqu'à annulation. L'Opérateur peut résilier le contrat ou suspendre l'accès avec effet immédiat en cas de violation substantielle des présentes Conditions (en particulier l'article 6) après une demande de cessation inefficace, ou lorsque la loi l'exige. Après la résiliation, les règles d'exportation et de suppression des données de l'article 7 s'appliquent.

Nous pouvons modifier les présentes Conditions pour des raisons importantes (changements de loi, de fonctionnalités, de règles de sécurité ou de modèle économique). Nous annoncerons les modifications par e-mail ou dans le panel au moins 14 jours avant leur entrée en vigueur. Si vous n'acceptez pas les modifications, vous pouvez résilier le contrat avant la date d'entrée en vigueur ; la poursuite de l’utilisation du Service après cette date vaut acceptation.

Ces Conditions sont régies par la loi polonaise. Les litiges avec les Clients non consommateurs sont résolus par les tribunaux communs compétents du siège social de l'Exploitant. Pour les consommateurs, la compétence des tribunaux suit des règles générales ; les consommateurs peuvent également recourir à la résolution extrajudiciaire des litiges (y compris les médiateurs des consommateurs municipaux ou de district et les inspections du commerce des voïvodies).

Les questions concernant ces Conditions, les paiements et le fonctionnement du Service peuvent être envoyées à [email protected]. Documents associés : la Politique de Confidentialité et la Politique Cookies, disponibles dans le pied de page du Service.