Sicherheit und Compliance

Convomint verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für die Mitarbeiterdaten unserer Kunden handeln wir als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) — Verantwortlicher bleibt der Arbeitgeber. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, wir erheben nur die für eine Befragung nötigen Daten und unterstützen Kunden bei der Wahrung der Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit.

Die gesamte Kommunikation zwischen Browser und Plattform ist per TLS verschlüsselt, und Browser werden angewiesen, ausschließlich sichere Verbindungen zu nutzen (HSTS). Backups gelangen nur über verschlüsselte Verbindungen in den Backup-Speicher. Besonders sensible Daten — u. a. persönliche Umfrage- und Bewertungslinks sowie Integrationsschlüssel — speichern wir verschlüsselt in der Datenbank. Administrativer Zugriff auf die Produktionsinfrastruktur erfordert eine Authentifizierung per kryptografischem Schlüssel.

Plattform und Datenbank laufen in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union (Deutschland) bei einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Anbieter. Die Datenbank ist aus dem Internet nicht erreichbar — Netzwerkregeln lassen nur Verbindungen der Anwendungsdienste zu. Jede Anwendungsversion ist ein unveränderliches, versioniertes Image, das vor der Bereitstellung automatisierte Tests und Sicherheitsprüfungen durchläuft; bei Bedarf können wir schnell zur vorherigen Version zurückkehren. E-Mail-Benachrichtigungen (Einladungen zu Bewertungen und Umfragen) versenden wir über einen spezialisierten E-Mail-Dienst in der EU und überwachen die Zustellbarkeit laufend: Bounces werden automatisch erkannt, Administratoren sehen im Panel, welche Nachrichten nicht zugestellt wurden, und dauerhaft unerreichbare Adressen werden gesperrt.

Der Zugriff ist rollenbasiert (Administrator, HR, Führungskraft, Mitarbeiter) — jede Person sieht nur die Daten, die ihre Rolle erlaubt. Die Daten jeder Organisation sind auf mehreren unabhängigen Anwendungsebenen voneinander isoliert. Die Plattform unterstützt Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) und die Anmeldung mit Google und schützt die Anmeldung vor Passwort-Rateversuchen. Systemereignisse werden in zentralen Logs erfasst und überwacht.

Änderungen in der Datenbank werden laufend archiviert, und täglich wird ein vollständiges Backup erstellt. Backups werden 30 Tage lang in einem separaten Datenspeicher in der EU aufbewahrt, außerhalb des Anwendungsservers, mit Versionierung zum Schutz vor versehentlichem oder unbefugtem Löschen. So können wir Daten auf einen gewählten Zeitpunkt wiederherstellen. Die Wiederherstellung testen wir regelmäßig, indem wir die vollständige Datenbank in einer separaten Umgebung wiederherstellen und mit der Produktion abgleichen.

Jede Codeänderung durchläuft automatisierte Tests, eine Prüfung der Abhängigkeiten auf bekannte Schwachstellen und eine Suche nach versehentlich offengelegten Passwörtern und Schlüsseln — eine Änderung, die diese Prüfungen nicht besteht, gelangt nicht in die Produktion. Zusätzlich prüfen wir Code und Konfiguration nach den OWASP-Richtlinien. Erkannte Schwachstellen werden priorisiert und umgehend behoben.

Wir folgen einem festgelegten Plan zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren wir den Kunden unverzüglich und stellen die Informationen bereit, die er für die Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlichen 72 Stunden benötigt. Verletzungen bei Daten, für die wir Verantwortlicher sind, melden wir selbst der Aufsichtsbehörde.

Unsere Sicherheitspraktiken folgen den OWASP-Richtlinien und den Anforderungen der DSGVO. Das Rechenzentrum, in dem die Plattform betrieben wird, ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Auf Wunsch beantworten wir Sicherheitsfragebögen für Lieferanten.

Wir speichern Daten für die Laufzeit des Vertrags. Nach dessen Ende hat der Kunde 30 Tage Zeit für den Export der Ergebnisse; danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, und Backups laufen automatisch im 30-Tage-Zyklus ab. Auf Wunsch des Kunden löschen wir Daten früher.

Nutzer sind für die Sicherheit ihrer Konten verantwortlich: starke Passwörter verwenden und Anmeldedaten nicht an Dritte weitergeben. Für Administratorkonten empfehlen wir die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA).

In anonymen Umfragen speichern wir Antworten getrennt von Angaben zur Teilnahme. Arbeitgeber sehen zusammengefasste Ergebnisse; kleine Gruppen werden geschützt. Anonymität hat Grenzen: Der Inhalt einer Antwort, zusätzliche Informationen oder voller Systemzugriff können Rückschlüsse auf die Person zulassen. Eine IP-Adresse kann aus Sicherheitsgründen verarbeitet werden, wird aber nicht mit der Antwort gespeichert. Ältere Daten können in Sicherungskopien verbleiben.

Wir vertrauen Daten nur vertrauenswürdigen Unterauftragsverarbeitern an: Infrastruktur und Hosting in der EU/EWR, Transaktions-E-Mail über Amazon SES (Amazon Web Services, EU-Region – Irland), Stripe für Zahlungen, PostHog Produktanalysen (EU-Cloud). KI-Funktionen nutzen externe Sprachmodellanbieter im Rahmen von Datenverarbeitungsvereinbarungen und Standardvertragsklauseln – Vor- und Nachnamen werden automatisch entfernt, bevor Daten an die Modelle gesendet werden, und Anbieter trainieren ihre Modelle nicht darauf. Vollständige Liste und Regeln: Datenschutzrichtlinie (Abschnitte 5–7).

Die vollständigen rechtlichen Bestimmungen für den Dienst: Nutzungsbedingungen (einschließlich Widerrufsrecht – §5), Datenschutzrichtlinie und Cookie-Richtlinie – alle in der Fußzeile des Dienstes verfügbar. Der Datenverarbeitungsvertrag (DPA) steht Kunden auf Anfrage unter [email protected] zur Verfügung.