Datenschutzrichtlinie

Der Betreiber von Convomint und Datenverantwortlicher ist Abersite Artur Bereśniewicz, ul. Kobryńska 19, 15-722 Białystok, Polen, Steuernummer (NIP): 847 134 90 60. Datenschutzkontakt: [email protected].

Wir agieren in zwei Rollen. Als Datenverantwortlicher – für Daten, die über die öffentliche Website und im Zusammenhang mit der Betreuung von Kunden gesammelt werden (Konten, Abrechnung, Kontaktformulare, Demo, Newsletter). Als Datenverarbeiter (Art. 28 GDPR) – für die Daten der Mitarbeiter und Partner unserer Kunden, die im Rahmen der Anwendung verarbeitet werden (Bewertungen, Umfragen, Entwicklungspläne); Der Verantwortliche für diese Daten ist der Arbeitgeber (unser Kunde).

Wir verarbeiten: Kontodaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Organisationsrolle), Rechnungsdaten (Firmendaten, Steuer-ID, Zahlungshistorie – wir speichern keine Kartennummern, sie werden von Stripe verarbeitet), von der Organisation des Kunden in die Anwendung eingegebene Daten (Teamstrukturen, Bewertungen, Umfrageantworten, Entwicklungspläne, Notizen), technische Daten (IP-Adresse, Protokolle, Sitzungskennungen) und Daten aus Marketing- und Demo-Zugangsformularen (E-Mail-Adresse, optional Firma). Name, Marketingeinwilligung, IP-Adresse).

Wir verarbeiten Daten, um: den Dienst bereitzustellen, Konten zu verwalten und Support zu leisten (Art. 6(1)(b) GDPR – Vertrag); Abwicklung von Abrechnungs-, Buchhaltungs- und rechtlichen Verpflichtungen (Punkt (c) – rechtliche Verpflichtung); Gewährleistung der Sicherheit, Verhinderung von Missbrauch und Durchführung von Produktanalysen (Punkt (f) – berechtigtes Interesse); Bereitstellung der Demo und Kontaktaufnahme bezüglich des Produkts (Punkt (f)); und – nur mit Ihrer Einwilligung – Marketinginformationen, einschließlich des Newsletters (Punkt (a) – Einwilligung) zu versenden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (über den Abmeldelink oder schriftlich an [email protected]), ohne dass die Rechtmäßigkeit der früheren Verarbeitung berührt wird.

Wenn Ihre Daten in Convomint gelandet sind, weil Ihr Arbeitgeber unsere Plattform für Bewertungen oder Umfragen nutzt, ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche für Ihre Daten. Über die Zwecke und den Umfang der Verarbeitung entscheidet der Arbeitgeber; Wir handeln auf der Grundlage seiner dokumentierten Anweisungen im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung.

Bitte richten Sie Anträge auf Zugriff, Berichtigung oder Löschung der innerhalb einer Organisation verarbeiteten Daten zunächst an Ihren Arbeitgeber. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Erfüllung dieser Rechte. Bei anonymen Umfragen zeigen wir keine Ergebnisse für zu kleine Gruppen.

Wir vertrauen Daten nur in dem für die Ausführung des Dienstes erforderlichen Umfang an vertrauenswürdige Unterauftragsverarbeiter an: Hosting- und Infrastrukturanbieter in der EU/im EWR, der Transaktions-E-Mail-Anbieter Amazon Web Services (Amazon SES, EU-Region – Irland; nur E-Mail-Adressen der Empfänger und Benachrichtigungsinhalte), der Zahlungsbetreiber Stripe (für die Abrechnung), das Analysetool PostHog (EU-Cloud, eu.posthog.com – in der Anwendung: Benutzerkennung, Rolle, Unternehmensmetadaten; auf der öffentlichen Website: anonyme Besuchsstatistiken ohne Cookies). und Funktionsnutzungsereignisse; keine Bewertungs- oder Umfrageinhalte) und die in Abschnitt 6 beschriebenen Anbieter von KI-Modellen. Jeder Unterauftragsverarbeiter ist an einen Datenverarbeitungsvertrag oder Standardvertragsklauseln gebunden. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

KI-Funktionen (Vorlagengenerierung, Berichtserzählungen, „HR Copilot“, Kommentaranalyse) nutzen externe Sprachmodellanbieter – darunter OpenAI, Anthropic und Google – als Unterprozessoren. Wir minimieren Daten: Vor- und Nachnamen werden NICHT an die Models gesendet (sie werden vor dem Senden automatisch entfernt) und Analysen erhalten nur anonymisierte Metriken und Inhalte. Die Anbieter arbeiten im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen und Standardvertragsklauseln (SCC) und nutzen die übermittelten Daten nicht zum Trainieren ihrer Modelle. KI-Funktionen sind unterstützend – wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 GDPR). Sie können der KI-Verarbeitung widersprechen – wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation oder an uns.

Wir speichern Daten in der Europäischen Union. Ausnahmen bilden KI-Modellaufrufe (Ziffer 6) und Zahlungsabwicklungen, bei denen Daten in Drittländer (z. B. USA) gelangen können. Solche Übermittlungen basieren auf von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderen in Kapitel V GDPR vorgesehenen Mechanismen (z. B. Angemessenheitsentscheidungen für nach dem EU-US-Datenschutzrahmenwerk zertifizierte Unternehmen).

Wir verarbeiten Daten für die Dauer der Vereinbarung mit dem Kunden. Nach Ablauf der Frist werden die Daten nach Ablauf einer 30-tägigen Exportfrist gelöscht oder anonymisiert, mit Ausnahme von Daten, deren längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Buchhaltungsunterlagen – 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres) oder die zur Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich sind. Die Daten aus Demo- und Newsletter-Formularen werden bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. zum Widerspruch gespeichert. Backups rotieren automatisch und werden gemäß dem Aufbewahrungsplan gelöscht.

Sie haben das Recht: auf Ihre Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, zu löschen, die Verarbeitung einzuschränken, Datenübertragbarkeit zu gewährleisten, der Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses zu widersprechen und Ihre Einwilligung zu widerrufen. Wir bearbeiten Anfragen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (uodo.gov.pl) einzureichen. Wenn Abschnitt 4 auf Sie zutrifft, wenden Sie sich zunächst an Ihren Arbeitgeber als Datenverantwortlichen.

Die öffentliche Website Convomint funktioniert ohne Werbung oder Tracking-Cookies; Besuchsstatistiken der öffentlichen Seiten werden anonym von PostHog erfasst und setzen dabei keine Cookies. Die Anwendung verwendet ausschließlich unverzichtbare Cookies (Sitzung, Sicherheit); die Produktanalyse arbeitet, ohne Cookies oder andere Kennungen auf Ihrem Gerät zu speichern. Einzelheiten, einschließlich der Cookie-Tabelle und der Verwaltungsoptionen, finden Sie in der Cookie-Richtlinie, die in der Fußzeile des Dienstes verfügbar ist.

Wir nutzen Transportverschlüsselung (TLS), rollenbasierte Zugriffskontrolle, Überwachung und automatisierte Backups. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich ein Risiko für Rechte und Freiheiten darstellt, benachrichtigen wir innerhalb von 72 Stunden den Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten und die betroffenen Personen, wenn das Risiko hoch ist (Art. 33–34 GDPR).

Wir werden wesentliche Änderungen dieser Richtlinie im Service oder per E-Mail bekannt geben. Das Datum der letzten Aktualisierung ist immer oben im Dokument sichtbar.